Adjointe administrative - Montréal

Pour notre client qui oeuvre dans le domaine des arts, nous sommes à la recherche d'une adjointe administrative pour combler un poste temporaire de quelques mois. Le poste est situé au Centre-ville de Montréal.

Ce poste vous offre:* Type de poste: temporaire environ 4 mois* Horaire: lundi au vendredi * Bel environnement de travail;* À deux pas d'un métro

-Prévoir et planifier, avec l'aide des chargé(e)s de programmes, tout le travail de soutien administratif que comporte la gestion d'une inscription à un programme d'aide et assurer la rigueur et l'efficacité dans les étapes relatives au cheminement des divers dossiers dont :-Ouvrir les dossiers pour chaque nouvelle inscription; vérifier le contenu des dossiers et signaler les pièces manquantes qui sont requises; assurer le suivi concernant lesdites pièces;-Saisir les données contenues sur les formulaires de demandes au système d'information de gestion des demandes de bourses et de subventions (SDAF) et s'assurer de l'exactitude et de l'intégrité des données;-Assurer le suivi des tâches et opérations reliées aux demandes d'aide financière; à cet égard, préparer les accusés réception, les lettres d'annonce, de refus et de transmission de chèques pour la signature de l'autorité compétente;-Assurer la logistique lors de la tenue des comités consultatifs et jurys; à cet effet, convoquer les membres, préparer les lettres d'ententes, réserver les salles et les équipements, etc.; appuyer la ou le chargé(e) de programmes lors de la tenue des comités consultatifs et des jurys en collaborant aux tâches de compilation des résultats et de manipulation des documents d'appui;-Préparer et/ou voir à la préparation de tous les dossiers qui seront soumis aux membres des jurys et des comités consultatifs; acheminer les documents urgents par messagerie et voir à la reproduction de documents à la reprographie lorsque requis et effectuer certains travaux de montage de dossiers, reliure, etc.;-Préparer les formulaires de réclamation de frais de voyage et d'honoraires pour les personnes-ressources convoquées aux réunions et les acheminer pour paiement, après approbation du ou de la chargé(e) de programmes et de la directrice ou du directeur du secteur;-Effectuer le remplacement à la réception lorsque requis;-Appliquer le plan de classification du CALQ et tenir à jour le classement des dossiers actifs;-Appliquer le calendrier de conservation du CALQ et participer au déclassement des dossiers semi-actifs;

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