Secrétaire comptable

Adecco est présentement à la recherche d'un(e) secrétaire comptable à Québec. Sous l'autorité de la directrice des immeubles, la personne titulaire du poste exécute les tâches suivantes :
- Rédiger et mettre en page certains documents et rapports selon des instructions précises dans Word, Excel ou Powerpoint;
- Assister la Supérieure dans ses tâches administratives;
- Recevoir les réquisitions de travail, les enregistrer dans la base de données et les remettre à la responsable. En cas d'absence de cette dernière, les distribuer directement au personnel de maintenance;
- Faire un suivi de l'exécution des tâches assignées auprès du personnel de maintenance;
- Consigner les informations dans la base de données lorsque les tâches seront complétées;
- Enregistrer les formulaires de réquisition d'achats et concilier avec les factures des achats effectués;
- Préparer les envois postaux (étiquettes, enveloppes) pour l'économat et pour la communauté, aller les porter au bureau de poste;
- Faire le suivi mensuel des inventaires de produits ménagers, infirmerie et entretien;
- Accueillir les visiteurs au parloir et les diriger vers la personne ou vers le service approprié;
- Superviser l'entrée des visiteurs aux autres portes munies de caméras (entrées infirmerie, débarcadère);
- Observer les allées et venues des visiteurs et être attentive à la sécurité;
- Recevoir et noter les messages et les diriger avec diligence vers les personnes concernées;
- Transmettre les appels téléphoniques aux personnes concernées;
- Tenir à jour l'occupation des parloirs et en assurer la surveillance;
- Distribuer et enregistrer les vignettes de stationnement et faire un suivi des enregistrements;
- Saisir la tenue des livres avec le logiciel ACOMBA selon les instructions reçues;
- Préparer les dépôts;
- Préparer les chèques aux fournisseurs via ACOMBA;
- Imprimer les états financiers;
- Être en mesure de préparer les paies un atout;
- Préparer les divers rapports se rapportant à la TPS, la TVQ, les sommaires Relevés 1, la CSST, etc., ainsi que des remises gouvernementales périodiques un atout;
- Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande de sa supérieure immédiate.

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